Si votre établissement, hôtel / restaurant / centre d’affaire reçoit des appels d’offres MICE et groupe pour des conférences, des banquets, des séminaires, vous devez lire la suite de cet article !
La solution CRM Quotelo dédiées aux réponses rapides aux appels d’offres des hôteliers
Les RFP ou appels d’offres dans l’hôtellerie sont souvent envoyés par email par les agences évènementielles. Elles rédigent un AO et l’envoient par email à toute une liste d’hôtels avec lesquels elles ont l’habitude de travailler.
Chaque hôtel répond séparément, bien entendu, avec son propre système et sa CRM hôtelière.
Les agences n’ont donc que peu de moyen de comparer facilement les offres des hôtels car chacun possède son propre format de réponse à appel d’offre.
La CRM évènementielle Quotelo répond à cette problématique en proposant au travers d’un parcours client digitalisé un espace pour décrire le besoin du client final. Chaque écran sur le formulaire est un point nécessairement abordé dans le RFP et permet, en étant structuré au niveau informatique, dans un second temps à l’hôtelier de gagner du temps avec un devis automatiquement pré-rédigé.
Le système QUOTELO est un chatbot graphique couplé à un générateur automatique de devis, paramétré par chaque hôtel selon leur grille tarifaire et selon leur disponibilité.
L’hôtel peut donc envoyer son devis automatiquement, parfois même sans vérification, et l’agence évènementielle reçoit des devis chartés différemment par chaque hotel, mais organisés de la même façon, avec chaque tarif au même endroit et peut ainsi facilement comparer les devis les uns aux autres.
Les appels d’offres reçoivent avec Quotelo des réponses beaucoup plus rapides et les clients savent avec plus de réactivité dans quel établissement aura lieu leur séminaire, leur conférence ou leur incentive.
Des réponses automatiques aux AO / Appels d’offres avec QUOTELO
Plutôt que de prendre du temps à rédiger en prose des appels d’offres, les agences peuvent désormais utiliser Quotelo et gagner beaucoup de temps de rédaction, et gagner aussi beaucoup de productivité dans les comparaisons d’établissement.
Le système permet même de réserver en ligne son séminaire, après avoir choisi l’établissement le plus approprié. Les photos des hôtels, les tarifs, la disponibilité, les « à-côtés » sont tous visibles au même endroit et l’agence évènementiel analyse très facilement les solutions proposées par les hôtels.
Côté hôtelier, même s’ils pratiquent le yield management, les devis sont mis en forme automatiquement et les AO reçoivent des réponses extrêmement rapidement.
Le site de Quotelo est à votre disposition pour en savoir plus sur le logiciel de gestion d’appel d’offre hôtelier.